コロナ禍を経て、リモートワークとオフィスワークを両方組み合わせたハイブリット型の働き方を行う企業も増えています。そのような企業の多くは、次なる課題として、リモートワークを維持したまま、若手の教育をどのようにしていくかということが挙げられるでしょう。業務中の状況を見ることができないため、会議やチャットなど、コミュニケーションをとる以外の時間に何をしているか把握することが難しいという声をよく聞きます。また、日々の仕事は、個人で完結することよりも、他部署やクライアントとの連携の中で成り立っています。そのため、その連携の部分を、リモートワークをしながら間接的に改善点を見つけ教育をするということは難易度が上がります。そのような時、フローチャートを活用し業務フローを可視化していくことで、具体的な指導がしやすくなります。
フローチャートで基本の業務フローを見える化しよう
新人への業務指導は、一つ一つの「業務の中身」を教えることと、様々な業務を連携して進めていくための「業務の流れ」を教えることの2つに分けることができます。リモートワークなどで上司の目が届かない場合、特に「業務の流れ」を指導することは難しいはずです。そこで、フローチャートを活用して基本の業務フローを見える化することが役に立ちます。フローチャートは、図形を活用して、わかりやすく業務が進むプロセスを説明したものです。業務の始まりから終わりの中で、自分はどこの部分を担っているのかということや、どのタイミングで誰に確認を取ることで次のステップに業務を進めることができるかということなど、流れを理解することができます。そのため、一つのタスクが完了して終わりというスタンスではなく、この業務を遂行するためにいつまでに自分は何をすべきなのかという思考を指導することができるのです。
業務フローは常に最新のものにアップデートしよう
業務フローを作成する際は、Miroのようなオンラインホワイトボードツールが無料提供している無料のフローチャートソフトを活用することがおすすめです。理由は、オンラインで管理ができるため複数人でシェアしやすく、いつでもどこからでも確認することができる点、また、最新情報に更新しやすいという点です。せっかく作った業務フロー図も、古いものだと何の役にも立ちません。常に最新の内容にアップデートし、困った時はこのフローを確認すればよいという状況を維持しましょう。
業務フローをもとに、改善点を見つけよう
フローチャートを活用して業務フローを可視化することで、自分の実際の業務内容と照らし合わせながら、どこに改善点があるのかということを見つけることができます。同時に、業務フローに沿って、よくできているという評価をすることも可能です。このように、フローチャートの活用で、人材教育の一部をリモートでも効率的に行えるのです。ぜひ、取り入れてみてはいかがでしょうか。
